Installer et démarrer

Lancement prochain. Dossier Justifs n’est pas encore disponible à l’installation. Ce guide décrit les gestes prévus à l’ouverture du service. La fiche Google Workspace Marketplace sera liée ici lorsqu’elle existera.

1. Installer depuis Google Workspace

Vous utiliserez le compte Google destiné à vos justificatifs. Google affichera les accès demandés par l’add-on avant l’installation. La licence et l’essai sont liés à cette adresse e-mail, et non à l’ensemble de votre domaine. L’installation seule ne crée aucun dossier et ne lance pas l’essai.

La notice de confidentialité explique les autorisations exactes et l’utilisation de vos données. Si votre organisation limite les add-ons ou le partage Drive, son administrateur pourra devoir autoriser l’installation ou le lien destiné au cabinet.

2. Créer votre espace

Dans Google Sheets, vous ouvrirez Dossier Justifs et cliquerez « C’est parti ». Ce geste créera dans votre Drive le dossier Précompta, ses branches Tickets et Factures d’achat, ainsi que le classeur Dossier Justifs — suivi. Un nom commercial court pourra figurer dans le sujet du futur brouillon. L’essai sans carte bancaire commencera après la création réussie de cet espace.

3. Déposer un ticket

Sur votre téléphone, vous pourrez créer un widget Google Drive vers Précompta / Tickets / À traiter et y déposer la photo du ticket. Un fichier accepté sera renommé et déplacé vers Traités, ou vers Erreur si son format ne convient pas. Une ligne sera ajoutée dans le classeur.

4. Joindre une facture d’achat

Dans Gmail, vous ouvrirez le message du fournisseur et choisirez « Joindre à la compta ». L’action portera sur les pièces jointes PDF, JPEG ou PNG de ce message ouvert. Dossier Justifs ne recherchera pas de factures dans toute votre boîte mail.

5. Contrôler puis transmettre le dossier du mois

Avant la clôture, contrôlez les lignes du classeur dans Sheets, notamment celles marquées « à vérifier ». Depuis Sheets ou la carte du rappel Agenda facultatif,« Ouvrir Gmail » vous conduit vers la préparation. Cette clôture est prévue dans Gmail sur le Web ; elle n’est pas annoncée sur mobile.

1. Dans Gmail, ouvrez l’accueil de l’add-on Dossier Justifs sans message ouvert, puis cliquez « Préparer l’envoi ».
2. Consultez l’aperçu du mois précédent. Vérifiez l’adresse du cabinet et l’avertissement : si le partage est autorisé par votre organisation Google, toute personne qui détient le lien pourra lire le dossier mensuel. Corrigez l’adresse si nécessaire.
3. Cliquez « Créer le brouillon ». Le service prépare le dossier et son PDF récapitulatif ; c’est à ce moment que le lien de lecture du dossier mensuel est créé.
4. Cliquez ensuite « Ouvrir le brouillon » pour créer et afficher le nouveau message dans Gmail.
5. Relisez le destinataire, le lien et le PDF joint, puis envoyez vous-même le message au cabinet.
6. Après l’envoi effectif, revenez dans l’add-on et cliquez « C’est envoyé ».

Besoin d’aide ?

Pour une question avant le lancement ou un problème ensuite, consultez l’aide Dossier Justifs ou écrivez à lab@ddlp.ovh. N’envoyez ni mot de passe ni justificatif sensible dans votre premier message.

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